więcej zdjęćSkomentuj:
Aby ocenić zaloguj się lub zarejestrujX
Papier na papierze
08.09.2011
, aktualizacja: 07.09.2011 13:37
Za kilka lat większość dokumentów potrzebnych do prowadzenia firmy będzie istniała w obiegu elektronicznym. Firmy zarządzające dokumentami już zacierają ręce, a przedsiębiorcy liczą, ile da się na tym zaoszczędzić.
Adam Szejnfeld, poseł PO.
ZOBACZ TAKŻE
- Bilans Tuska: 93 godziny mniej biurokracji, 10% więcej dla fiskusa (09-09-11, 09:48)
- Firma idzie za granicę (07-07-11, 15:00)
- Dlaczego młodzi Polacy mają problemy z prowadzeniem firmy (21-06-11, 14:03)
W Polskich firmach rośnie góra papierów. Nie liczy się ich już ani w sztukach, ani w liczbie segregatorów. Ilość dokumentów podaje się w metrach bieżących, jakie zajmują na półkach. Firma Ruch zgromadziła już 30 km kartek stojących jedna za drugą. Ale to i tak nic w porównaniu z TP SA, do której każdego dnia przychodzi 20 tysięcy listów. I to tylko tych dotyczących klientów indywidualnych - nie licząc firm. Teraz Telekomunikacja musi radzić sobie ze zbiorem 140 km dokumentów.
- Kiedyś podpisywało się jedną umowę na telefon i wystarczała ona na długo. Teraz umowy odnawia się co dwa lata. Mało tego, klienci mają możliwość zmiany operatora w trakcie jej trwania, a to kolejne papiery. M.in. dlatego ilość dokumentów w przedsiębiorstwach stale rośnie - tłumaczy Konrad Rochalski, prezes firmy ArchiDoc, która w trzech centrach logistycznych zarządza już zbiorem 250 km dokumentów.
Wciąż wydłużającym się rzędom dokumentów "pomagają" też polskie przepisy, które każą teczki osobowe trzymać aż 50 lat. Sterty umów rosną również w bankach. Te, udzielając kredytów hipotecznych, na pewno nie pozbędą się dokumentów przez cały czas ich obowiązywania, a to oznacza konieczność składowania przez kilkadziesiąt lat.
Firmy szukają sposobów, jak pozbyć się kłopotu.
Najczęściej oddając dokumenty na przechowanie firmom zewnętrznym. Rynek outsourcingu dokumentów w Polsce rośnie. Na samym przechowywaniu papierów branża zarabia już ponad 50 mln zł rocznie. Papierowy biznes robi się coraz bardziej opłacalny, m.in. dlatego, że rosną koszty magazynowania dokumentów na własną rękę. Firmy mające siedziby w najdroższych biurowcach nie chcą marnować drogiej powierzchni na trzymanie teczek z papierami.
Oddanie dokumentów to już nie strach.
Firmy je przechowujące wprowadziły procedury bezpieczeństwa i można powiedzieć, że u nich dokumenty są bezpieczniejsze niż u właścicieli. - Firmy często gubią dokumenty. Dotyczy to szczególnie tych z rozproszoną strukturą, gdzie korespondencja krąży między oddziałami. U nas to niemożliwe - zapewnia Rochalski. Każdy dokument, segregator i karton ma kod kreskowy. Jest skanowany i system informatyczny wie, gdzie leży. Dzięki temu w każdej chwili można do niego dotrzeć. ArchiDoc jest w stanie znaleźć i udostępnić klientowi każdy papier w ciągu dwóch godzin.
Ale w zarządzaniu dokumentami szykuje się rewolucja. Odpowiedzią na rosnące magazyny z papierami jest ich digitalizacja. Na razie obok tradycyjnych wersji dokumentów tworzy się cyfrowe kopie. Papiery leżą w magazynach, a po firmie krążą zamiast nich pliki. Pracy wcale nie jest dużo więcej. Przecież każdą kopertę i tak ktoś musi otworzyć i zdecydować, co z nią dalej. Więc czemu od razu jej nie zeskanować i udostępniać klientowi w wersji elektronicznej? Firmy zarządzające dokumentami oferują klientom serwisy on-line. Działa to jak konto w banku internetowym. Wystarczy się zalogować i na ekranie komputera można zobaczyć umowę, fakturę czy teczkę osobową pracownika. Szczególnie ta ostatnia możliwość przypadła do gustu menedżerom. Przepisy mówią, że teczki pracowników muszą być przechowywane w metalowych szafach, a to dla firmy kłopot. Ponadto sam fakt przeglądania teczek personalnych może wywołać sporo zamieszania. Rodzą się plotki, że ten idzie do zwolnienia, a tamten dostanie awans. Menedżerowie wolą tego uniknąć.
Nie wszystko opłaca się skanować. Na przykład faktury sprzedaży z automatu trafiają do systemu firmy i nie ma sensu tworzyć ich kopii elektronicznych. Co innego umowy. - W firmach często problemem jest ustalenie, jaka była końcowa wersja dokumentu. Menedżerowie na skrzynkach e-mailowych mają po kilka wersji i bez znalezienia papieru z podpisami i pieczątkami ciężko dojść, kto do czego się zobowiązał - opowiada Jarosław Lasecki, prezes zarządu Ad Akta Sp. z o.o., która w swoich magazynach ma 27 km dokumentów i debiutuje na rynku NewConnect. Jeśli któryś z dokumentów nie jest zeskanowany, można to zlecić również, nie ruszając się od komputera. A gdy potrzebny jest oryginał, dostaniemy go w ciągu 24 godzin.
Specjaliści mówią, że już przy 100 metrach dokumentów trzeba oddelegować do ich obsługi pracownika. A to dodatkowe koszty. Są firmy, które papierów miały już tak dość, że jako adres korespondencyjny podają firmę, która zarządza ich dokumentami. - Zamiana papieru na pliki to przyszłość. A z tego typu usług mogą korzystać naprawdę wszyscy. Najmniejsza firma, jaką obsługujemy trzyma u nas cztery segregatory. Ale w archiwum mamy też kilometry teczek szpitali i urzędów - przyznaje Lasecki.
Rozmowa z Adamem Szejnfeldem, posłem na Sejm, przewodniczącym komisji Przyjazne Państwo
Michał Frąk: Czy w firmach musi być tyle papieru?
Adam Szejnfeld: Na pewno nie. Ale nie można mówić, że ilość dokumentów gromadzonych przez firmy wynika wyłącznie z obowiązków, jakie nakłada państwo. Przedsiębiorstwa, które mają miliony klientów, zawsze będą miały na półkach miliony umów.
Czyli nie ma problemu?
- Jest, bo po stronie państwa jest jeszcze wiele do zrobienia. Po pierwsze, trzeba ograniczać obowiązki dokumentacyjne firm, a tam, gdzie się da, w ogóle je likwidować. Jesteśmy świadkami tego procesu, a dobrym przykładem jest obowiązek wysyłania do pracowników co miesiąc formularza RUMA. Nie można go znieść, ale w myśl nowej ustawy deregulacyjnej pracodawca będzie musiał to robić tylko raz w roku [tzw. druga ustawa deregulacyjna zakłada m.in. zwolnienie przedsiębiorców z obowiązku publikacji sprawozdania finansowego w dzienniku "Monitor Polski B" i skraca okres przedawnienia składek do ZUS i KRUS do 5 lat].
Firmy zarządzające dokumentami radzą sobie w inny sposób. Zamieniają dokumenty papierowe na elektroniczne.
- Równolegle trzeba prowadzić prace, by cała dokumentacja przedsiębiorstw mogła być generowana i przetwarzana elektronicznie. Jeszcze do niedawna barierą było prawo i administracja. Przepisy na to nie pozwalały, a administracja nie była przygotowana technicznie. Teraz w sposób radykalny informatyzujemy te procesy i coraz więcej spraw można załatwić zza komputera.
- Kiedyś podpisywało się jedną umowę na telefon i wystarczała ona na długo. Teraz umowy odnawia się co dwa lata. Mało tego, klienci mają możliwość zmiany operatora w trakcie jej trwania, a to kolejne papiery. M.in. dlatego ilość dokumentów w przedsiębiorstwach stale rośnie - tłumaczy Konrad Rochalski, prezes firmy ArchiDoc, która w trzech centrach logistycznych zarządza już zbiorem 250 km dokumentów.
Wciąż wydłużającym się rzędom dokumentów "pomagają" też polskie przepisy, które każą teczki osobowe trzymać aż 50 lat. Sterty umów rosną również w bankach. Te, udzielając kredytów hipotecznych, na pewno nie pozbędą się dokumentów przez cały czas ich obowiązywania, a to oznacza konieczność składowania przez kilkadziesiąt lat.
Firmy szukają sposobów, jak pozbyć się kłopotu.
Najczęściej oddając dokumenty na przechowanie firmom zewnętrznym. Rynek outsourcingu dokumentów w Polsce rośnie. Na samym przechowywaniu papierów branża zarabia już ponad 50 mln zł rocznie. Papierowy biznes robi się coraz bardziej opłacalny, m.in. dlatego, że rosną koszty magazynowania dokumentów na własną rękę. Firmy mające siedziby w najdroższych biurowcach nie chcą marnować drogiej powierzchni na trzymanie teczek z papierami.
Oddanie dokumentów to już nie strach.
Firmy je przechowujące wprowadziły procedury bezpieczeństwa i można powiedzieć, że u nich dokumenty są bezpieczniejsze niż u właścicieli. - Firmy często gubią dokumenty. Dotyczy to szczególnie tych z rozproszoną strukturą, gdzie korespondencja krąży między oddziałami. U nas to niemożliwe - zapewnia Rochalski. Każdy dokument, segregator i karton ma kod kreskowy. Jest skanowany i system informatyczny wie, gdzie leży. Dzięki temu w każdej chwili można do niego dotrzeć. ArchiDoc jest w stanie znaleźć i udostępnić klientowi każdy papier w ciągu dwóch godzin.
Ale w zarządzaniu dokumentami szykuje się rewolucja. Odpowiedzią na rosnące magazyny z papierami jest ich digitalizacja. Na razie obok tradycyjnych wersji dokumentów tworzy się cyfrowe kopie. Papiery leżą w magazynach, a po firmie krążą zamiast nich pliki. Pracy wcale nie jest dużo więcej. Przecież każdą kopertę i tak ktoś musi otworzyć i zdecydować, co z nią dalej. Więc czemu od razu jej nie zeskanować i udostępniać klientowi w wersji elektronicznej? Firmy zarządzające dokumentami oferują klientom serwisy on-line. Działa to jak konto w banku internetowym. Wystarczy się zalogować i na ekranie komputera można zobaczyć umowę, fakturę czy teczkę osobową pracownika. Szczególnie ta ostatnia możliwość przypadła do gustu menedżerom. Przepisy mówią, że teczki pracowników muszą być przechowywane w metalowych szafach, a to dla firmy kłopot. Ponadto sam fakt przeglądania teczek personalnych może wywołać sporo zamieszania. Rodzą się plotki, że ten idzie do zwolnienia, a tamten dostanie awans. Menedżerowie wolą tego uniknąć.
Nie wszystko opłaca się skanować. Na przykład faktury sprzedaży z automatu trafiają do systemu firmy i nie ma sensu tworzyć ich kopii elektronicznych. Co innego umowy. - W firmach często problemem jest ustalenie, jaka była końcowa wersja dokumentu. Menedżerowie na skrzynkach e-mailowych mają po kilka wersji i bez znalezienia papieru z podpisami i pieczątkami ciężko dojść, kto do czego się zobowiązał - opowiada Jarosław Lasecki, prezes zarządu Ad Akta Sp. z o.o., która w swoich magazynach ma 27 km dokumentów i debiutuje na rynku NewConnect. Jeśli któryś z dokumentów nie jest zeskanowany, można to zlecić również, nie ruszając się od komputera. A gdy potrzebny jest oryginał, dostaniemy go w ciągu 24 godzin.
Specjaliści mówią, że już przy 100 metrach dokumentów trzeba oddelegować do ich obsługi pracownika. A to dodatkowe koszty. Są firmy, które papierów miały już tak dość, że jako adres korespondencyjny podają firmę, która zarządza ich dokumentami. - Zamiana papieru na pliki to przyszłość. A z tego typu usług mogą korzystać naprawdę wszyscy. Najmniejsza firma, jaką obsługujemy trzyma u nas cztery segregatory. Ale w archiwum mamy też kilometry teczek szpitali i urzędów - przyznaje Lasecki.
Rozmowa z Adamem Szejnfeldem, posłem na Sejm, przewodniczącym komisji Przyjazne Państwo
Michał Frąk: Czy w firmach musi być tyle papieru?
Adam Szejnfeld: Na pewno nie. Ale nie można mówić, że ilość dokumentów gromadzonych przez firmy wynika wyłącznie z obowiązków, jakie nakłada państwo. Przedsiębiorstwa, które mają miliony klientów, zawsze będą miały na półkach miliony umów.
Czyli nie ma problemu?
- Jest, bo po stronie państwa jest jeszcze wiele do zrobienia. Po pierwsze, trzeba ograniczać obowiązki dokumentacyjne firm, a tam, gdzie się da, w ogóle je likwidować. Jesteśmy świadkami tego procesu, a dobrym przykładem jest obowiązek wysyłania do pracowników co miesiąc formularza RUMA. Nie można go znieść, ale w myśl nowej ustawy deregulacyjnej pracodawca będzie musiał to robić tylko raz w roku [tzw. druga ustawa deregulacyjna zakłada m.in. zwolnienie przedsiębiorców z obowiązku publikacji sprawozdania finansowego w dzienniku "Monitor Polski B" i skraca okres przedawnienia składek do ZUS i KRUS do 5 lat].
Firmy zarządzające dokumentami radzą sobie w inny sposób. Zamieniają dokumenty papierowe na elektroniczne.
- Równolegle trzeba prowadzić prace, by cała dokumentacja przedsiębiorstw mogła być generowana i przetwarzana elektronicznie. Jeszcze do niedawna barierą było prawo i administracja. Przepisy na to nie pozwalały, a administracja nie była przygotowana technicznie. Teraz w sposób radykalny informatyzujemy te procesy i coraz więcej spraw można załatwić zza komputera.
- Kup licencję
-
Ocena:
- słabe
- nic specjalnego
- dobre
- bardzo dobre
- znakomite
1 głos
Wyborcza.biz poleca
Zamawiający pod lupą, czyli kontrola Prezesa UZP
W sytuacji gdy niemożliwe jest odwołanie się do KIO, skutecznym środkiem jest złożenie wniosku do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o przeprowadzenie kontroli przetargu.
