Przedsiębiorco, licz i oszczędzaj

Joanna Blewąska

26.02.2010 , aktualizacja: 26.02.2010 14:37

A A A Drukuj

Każdy powinien znaleźć chwilę i dokładnie przeanalizować wydatki firmy. Być może część z nich uda się zmniejszyć.

ZOBACZ TAKŻE

Strusia farma - zarobek na mięsie, jajach, skórach i piórach (06-04-10, 15:45)
Most panu pięknie zapakuję (18-03-10, 14:22)
Gdy potrzebujesz pieniędzy, pomyśl o faktoringu (18-02-10, 07:00)
Przedsiębiorstwo kryzysowych oszczędności (16-12-08, 17:06)

Firmy, które decydują się na "cięcia kosztów", zaczynają zwykle od załogi. Zwolnienie kilku osób pozwala zatrzymać w budżecie spółki sporo pieniędzy. - Wcześniej jednak firma powinna sobie odpowiedzieć na pytanie, czy nie są to pozorne oszczędności - przestrzega Marzena Tyran, współwłaściciel agencji doradztwa personalnego Inferno HR Consulting. - Musimy pamiętać, że zwolnienia mogą mocno odbić się na motywacji pozostałych pracowników i na wizerunku pracodawcy. A koszt odbudowania dobrze wyszkolonego i wykwalifikowanego zespołu może być duży.

Czasem lepiej się rozstać

Trzeba jednak policzyć, czy aby na pewno warto zatrudniać pracowników do wykonywania prac niezwiązanych z podstawową działalnością spółki. Zamiast np. zatrudniać na etat radcę prawnego czy księgowe, może lepiej powierzyć te obowiązki wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym. Zatrudniając własne kadry, ponosimy wysokie koszty ich utrzymania - i nie chodzi tylko o wynagrodzenia, ale także opłaty ZUS, świadczenia pracownicze, szkolenia, wyposażenie stanowiska pracy czy choćby zakup specjalistycznych czasopism.

A może warto pójść dalej i zrezygnować z utrzymywania produkcji lub przynajmniej jej części? Gdy zarządzasz liniami produkcyjnymi, musisz zadbać o ich ochronę, pilnowanie pracowników, utrzymanie magazynów. Gdy maszyna się popsuje i opóźni się termin wyjazdu towarów do klientów, możesz mieć pretensje tylko do siebie. W przypadku oddania produkcji, za zwłokę mógłbyś żądać odszkodowania. W wielkich firmach outsourcing, czyli zlecanie na zewnątrz, stosowane jest od dawna. Robią to nawet giganci. W Łodzi Dell sprzedaje właśnie swój największy w Europie zakład spółce Foxconn z Tajwanu. Oddaje go w całości - wraz z liniami produkcyjnymi i pracownikami, bowiem nowy właściciel będzie nadal robił komputery dla Della i z jego logo. Ale Amerykanów nie będzie już interesowało organizowanie produkcji - skupią się na ulepszaniu swoich produktów.

- Wśród małych przedsiębiorców też zaczynają się takie ruchy - zauważa Witold Skrzydłowski, właściciel drukarni. - Coraz łatwiej jest dziś kupić niedrogie maszyny z Azji. Wystarczy 15-20 tys. zł i możemy mieć urządzenie do robienia pudeł kartonowych dla przemysłu. Częściej zaczynamy więc zlecać sobie wzajemnie usługi - dodaje Skrzydłowski. - Jeden robi pudełka kartonowe, drugi pakuje próżniowo, a trzeci tłoczy znaki i logotypy.

Oczywiście outsourcing wiąże się ze zwolnieniami, przynajmniej w naszej firmie. Są jednak i mniej bolesne sposoby na cięcie kosztów. Warto się na przykład zastanowić, czy powinniśmy kupować wszystkie urządzenia biurowe na własność. Niejednokrotnie okazuje się, iż skorzystanie z wynajętych skanerów, kserokopiarek czy bindownic będzie tańsze niż inwestowanie własnych pieniędzy. Mikrofirmy, na przykład jednoosobowe, mogą też zrezygnować z biura. - Warto pomyśleć o centrach coworkingowych - radzi Marzena Tyran.

Wynajmujący mają w nich swoje miejsce do pracy, faks, drukarkę, internet, kuchnię i salę konferencyjną do spotkań z klientami. A jednocześnie nie podpisują umowy najmu - nie ponoszą więc długofalowych obciążeń związanych z prowadzeniem własnego biura. Wynajem miejsca w centrum coworkingu kosztuje ok. 300 złotych za miesiąc.

- Generalnie, pamiętajmy jednak, że firmy nie poradzą sobie z dużym spadkiem obrotów, obniżając tylko koszty - dodaje Marzena Tyran. - Muszą coś zrobić, by zwiększyć sprzedaż. Na przykład mogą wzmocnić działy handlowe poprzez przesunięcie większej liczy osób z administracji na front sprzedażowy. Zaangażowanie ludzi, którzy siedzieli wcześniej bezczynnie w biurze, poprawia nastroje w firmie i nie powoduje dodatkowych kosztów.

Licz, nawet gdy dopiero zakładasz firmę!

Dostałeś dotację z Unii? - Nie zachłyśnij się - radzą eksperci. I twierdzą, że wydatki związane z prowadzeniem firmy często zaskakują młodych przedsiębiorców. Dlatego od początku licz ostrożnie.

Pamiętaj, ze nie musisz od razu inwestować w eleganckie biura. Własną działalność możesz rozpocząć we własnym mieszkaniu. W dodatku do kosztów działania spółki wliczysz część czynszu, zakup mebli, a nawet odśnieżanie dojścia do klatki czy domku. - Czasem niepotrzebnie młodzi kupują nowe auto czy drogi laptop. Potem brakuje pieniędzy na inne ważne rzeczy. A przecież można na firmę przepisać nasze auto, podobnie jak komputer - mówi Ewa Ptaszyńska, współwłaścicielka polskiego reprezentanta światowej spółki konsultingowej DBM.

W dodatku, gdy prywatny samochód wpiszemy w środki trwałe firmy, to do kosztów prowadzenia biznesu możemy zaliczać amortyzacyjne odpisy. Kosztem będzie paliwo, olej silnikowy, płyn do spryskiwaczy, ubezpieczenie samochodu i jego przeglądy, ale też wymiana opon czy opłaty za parking i przejazdy autostradą.

Kolejna sprawa - telefon. - Nawet jeśli mamy aparat prywatny, część rozmów możemy zaliczyć na firmę. Ale musimy je potwierdzić billingiem, który trzeba u operatora zamówić. Gdy mamy telefon zarejestrowany na firmę, wszystkie koszty jego użytkowania mogą być uznane za służbowe.

To ważne, bo im mamy wyższe koszty prowadzenia działalności, tym niższa jest podstawa do obliczania podatku. Pamiętajmy jednak, by nie przesadzić i wliczać wydatki rzeczywiste. Muszą być one uzasadnione i w dodatku - jak mówią przepisy - adekwatne do społeczności i terytorium. Czyli jeśli notariusz działający na wsi kupi drogie antyki, urząd skarbowy może tego nie zaakceptować. Jeśli zrobi to znany notariusz z Warszawy, nie powinno być problemu.

Gdy już wystartujemy, pamiętajmy o zakupach z odroczonym terminem płatności. Może mamy zaprzyjaźniony sklep, który pozwoli nam zapłacić dwa tygodnie czy nawet miesiąc po dostawie mebli. Prawie zawsze na początku biznesowej drogi brakuje pieniędzy, a przynajmniej następuje zachwianie płynności. Są wydatki, a wpływy od klientów jeszcze małe lub nieregularne. Pomogą też nasze prywatne karty kredytowe dające nawet ponad 50 dni nieoprocentowanego kredytu. Trzeba jednak skrupulatnie pilnować terminów spłat, by nie tracić pieniędzy na opłaty i prowizje.

Paweł Kospin ma 53 lata. Właśnie zrobił drugie podejście do założenia biznesu.

Pierwsze było w latach 90. Wtedy to sprzedawał materiały budowlane i szło nawet nieźle. Ale jedna z firm, z którą współpracował, zaproponowała mu pracę na etacie. Został jej przedstawicielem... i tak przez ponad 10 lat.

Ostatnio jednak dużo słyszał o dotacjach dla powstających firm. - Czy one rzeczywiście są dla zwykłego śmiertelnika? - zaczął się zastanawiać.

- Są - już wie. Zrezygnował ze stałej pracy i zarejestrował się jako bezrobotny. Na rozwój firmy Kospin dostał 19 tys. zł z urzędu pracy, może też płacić niższy ZUS. Pieniądze wydał na auto ciężarowe, komputer oraz surowce i opakowania do produkcji kiełkownika do nasion. Plastikowe foremki do nasion odlewa zewnętrzna firma. By sfinansować produkcję, wziął kredyt - 15 tys. zł. - Z tym się liczyłem. Ale wszystkich kosztów nie uwzględniłem - przyznaje.

Zabrakło na stworzenie profesjonalnej strony w internecie. - Brak witryny uniemożliwił mi dynamiczne wejście na rynek - mówi. - Mam nadzieję, że wystartuję pełną parą za miesiąc, góra dwa.

A kiedy powie, że osiągnął sukces? Gdy sprzeda w tym roku 2 tysiące kiełkowników. Liczy na miesięczny obrót około 4 tysięcy złotych. Wtedy opłaci ZUS, ratę kredytu, utrzyma firmę. Na pensje niewiele zostanie, ale to już plan na przyszły rok.