25 maja zmieniło się podejście do prywatności we wszelkich instytucjach – firmach, organizacjach pozarządowych, urzędach itd. Nawet jeśli ktoś tego nie chciał, musi się dostosować, bo za łamanie nowych przepisów przewidywane są kary – w ostateczności finansowe, maksymalnie w wysokości 20 mln euro lub 4 proc. globalnych rocznych obrotów firmy.

Zmieniło się w związku z tym podejście do ochrony danych klienta. Prawa, które już mieli, zostały wzmocnione. Każdy konsument musi wiedzieć, kto, w jakim celu, jak długo i jakie jego dane przetwarza. To dlatego w ostatnich tygodniach każdy dostaje mnóstwo maili z informacjami o przetwarzaniu jego danych.

Piotr Drobek - zastępca dyrektora Departamentu Edukacji Społecznej i Współpracy Międzynarodowej w UODO (dawne GIODO).Piotr Drobek - zastępca dyrektora Departamentu Edukacji Społecznej i Współpracy Międzynarodowej w UODO (dawne GIODO). Fot. Agata Grzybowska / Agencja Gazeta

O tym, co RODO zmienia, jak należy go przestrzegać i jak z niego korzystać mówił na dyżurze telefonicznym w redakcji „Wyborczej” Piotr Drobek, zastępca dyrektora departamentu edukacji społecznej i współpracy międzynarodowej w Urzędzie Ochrony Danych Osobowych.

RODO a kserowanie dowodu osobistego

Jako pierwszy zadzwonił pan Henryk. Opowiedział, że kilka lat temu podczas zawierania umowy u jednego z teleoperatorów poproszono go o dowód osobisty, który następnie został skserowany. Teraz pan Henryk zastanawia się, czy kserokopia dowodu jest bezpieczna i czy w razie wycieku nie narobiłoby mu to kłopotów.

- Rzeczywiście, operatorzy telekomórkowi nie powinni kopiować dokumentów tożsamości, mogą po prostu spisać te dane, które mają prawo zebrać od klienta, a gdyby jednak kopiowali takie dokumenty, to tylko częściowo, tak aby kopie nie zawierały danych, np. wizerunku, których nie mogą zbierać. Do kopiowania dowodów osobistych, czy też ich pozostawiania powinniśmy podchodzić bardzo ostrożnie. Szczególnie wtedy, gdy przepisy prawa tego nie wymagają. Pamiętajmy, że kopie dokumentów mogą służyć do kradzieży tożsamości. Bywały sytuacje, gdy ktoś się podszywał pod inną osobę i zawierał fikcyjną umowę, co mogło nieść dla niej negatywne konsekwencje - przyznaje Piotr Drobek.

I zaleca: w takim wypadku należy spytać teleoperatora, czy posiada kserokopię dokumentu, a wtedy ma on 30 dni na odpowiedź. Jeśli ta będzie twierdząca, należy zażądać usunięcia tej kserokopii i żądanie to musi być spełnione.

Kserowanie dowodów osobistych było często pojawiającą się kwestią w trakcie dyżuru telefonicznego. Pani Marta spotkała się z taką sytuacją w hotelu, w którym spędzała urlop. Piotr Drobek powtarzał: to nielegalne. Jeśli hotel tak postąpił, można się na to poskarżyć do prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Z kolei mailowo napisała do nas pani Agata, która miała wątpliwość, czy portal randkowy może od niej żądać skanu dowodu osobistego w celu weryfikacji tożsamości. - Żądanie przesłania kserokopii dowodu osobistego budzi wątpliwości i zazwyczaj w momencie przystępowania do usługi internetowej nie jest on potrzebny. Ważne jest ustalenie, w jakich celach kopia dowodu osobistego będzie wykorzystywana oraz co się z nią będzie dalej działo: czy będzie dalej przechowywana, a jeżeli tak, to jak długo, czy też usunięta niezwłocznie po zawarciu umowy. Jeżeli administrator portalu żąda takiego potwierdzenia, proszę - korzystając z oficjalnych kanałów komunikacji - domagać się wskazania podstawy prawnej takiego żądania i uzasadnienia  - wyjaśnił nasz ekspert.

RODO a zdjęcia w tłumie

Równie dużo wątpliwości wzbudza kwestia publikowania zdjęć. Pani Grażyna zadzwoniła z pytaniem o to, kiedy należy prosić o zgodę na przetwarzanie danych (twarz człowieka jest daną osobową). - Słyszałam, że jeśli na zdjęciu są trzy osoby, trzeba je poprosić o zgodę, a gdy jest tłum - nie trzeba - podzieliła się wątpliwościami.

Tę kwestię rozstrzyga art. 81 prawa autorskiego. Zgodnie z nim publikacja wizerunku wymaga zgody osoby portretowanej. Ale jeśli osoba ta występuje w roli publicznej w związku z jakimś wydarzeniem, np. artysta występujący na scenie, zgoda nie jest wymagana.

Inna sytuacja to tzw. element tła. - Jeśli jesteśmy tłem jakiegoś zdarzenia, uczestniczymy w tym wydarzeniu, np. w koncercie jako osoba prywatna, to przyjmuje się, że nie wymaga to naszej zgody. W przypadku robienia sobie zdjęcia na koncercie, to zwykle będzie to sytuacja związana z tłem - wyjaśnił Piotr Drobek.

Z kolei pan Stanisław także pytał o publikację zdjęć, ale własnej rodziny lub znajomych w portalach społecznościowych. Na przykład zdjęć z imprezy rodzinnej. - Gdy umieszczamy zdjęcia innych osób, to zazwyczaj należałoby mieć ich zgodę na publikację swojego wizerunku. W przypadku zdjęć rodzinnych w praktyce często jest to zgoda domyślna. Przy publikowaniu zdjęć wydarzeń rodzinnych, wycieczek, czy wczasów warto zachować rozsądek i zastanowić się, czy rzeczywiście powinny być one prezentowane.

Tutaj warto też pamiętać o ustawieniach prywatności na swoim koncie, w których możemy określić, kto ma dostęp do publikowanych przez nas materiałów. Pamiętajmy, że publikowane przez nas zdjęcia nie powinny naruszać dóbr osobistych osób na nich uwiecznionych. Takie osoby mogą zażądać od nas usunięcia takiego zdjęcia. Pamiętam  przypadek, gdy pewna osoba skutecznie zażądała usunięcia swojego wizerunku ze zdjęcia klasowego opublikowanego na jednym z portali społecznościowych - tłumaczył nasz ekspert.

Więcej kwestii, które poruszają czytelnicy, można znaleźć w specjalnym serwisie „Po stronie klienta”, gdzie publikujemy poradniki na temat ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa w sieci.