Wielka zmiana dla pracowników i pracodawców. Za moment wchodzą PPK

Pracodawcy muszą się przygotować do tego, co ich czeka, i największym firmom nie zostało już na to dużo czasu.

– Ustawa o PPK to nowe obowiązki dla pracodawców. Pracownicy działów kadrowo-płacowych powinni mieć narzędzie umożliwiające sprawne zawieranie w imieniu osób zatrudnionych umów o prowadzenie PPK, ewidencjonowanie deklaracji pracowników, obliczanie i pobieranie składek na PPK czy dokonywanie wpłat do wybranej instytucji finansowej – tłumaczy Magdalena Pacan, konsultant systemów Comarch ERP.

• Czytaj także: PPK zamiast podwyżek pensji. Bo pracodawców czekają wydatki

Nowe oszczędności - kto odłoży w PPK?

 

PPK to program dodatkowego i dobrowolnego oszczędzania z udziałem pracodawcy oraz Funduszu Pracy, który ma zapewnić dodatkowe pieniądze ludziom po 60. roku życia. Dzięki temu mamy uniknąć drastycznego spadku dochodów osób przechodzących na emeryturę. Stopa zastąpienia, czyli relacja pierwszej emerytury do ostatniego wynagrodzenia, dla dzisiejszych 30- i 40-latków spadnie bowiem poniżej 30 proc.

Do PPK automatycznie będą zapisani pracownicy, którzy ukończyli 18. rok życia, ale nie ukończyli 55 lat. Starsi pracownicy mogą również przystąpić do programu, ale poprzez samodzielne złożenie wniosku o przystąpienie. Po ukończeniu 70. roku życia do programu nie można już przystąpić. Automatyczny zapis to nie nowość i jest praktykowany również w innych krajach w przypadku tego typu rozwiązań – funkcjonuje np. w Nowej Zelandii i Wielkiej Brytanii. Osoby, które „z automatu” trafią do PPK, nie będą jednak zmuszane do oszczędzania pieniędzy wbrew swojej woli, ale będą mogły zrezygnować z uczestnictwa w PPK.

Tym, co wyróżnia PPK na tle dotychczasowych produktów okołoemerytalnych, jest wspólne działanie pracownika, pracodawcy i skarbu państwa, a właściwie Funduszu Pracy. Z tych trzech źródeł bowiem będą pochodzić wpłaty na PPK.

– Jest to wartościowy benefit, który daje pracownikowi niespotykaną dotychczas dopłatę do własnego kapitału – podkreśla Grzegorz Chłopek, prezes Nationale-Nederlanden PTE.

Nie bez znaczenia są również zachęty fiskalne w postaci zwolnienia z podatku od dochodów kapitałowych oraz fakt, że pieniądze zgromadzone przez pracowników w ramach PPK są prywatne i mają oni do nich dostęp w dowolnej chwili.

Kiedy wypłacisz pieniądze z PPK

Zgromadzony w PPK kapitał uczestnicy będą mogli wykorzystać przede wszystkim jako świadczenie wypłacane po 60. roku życia. Jednak o momencie i formie wypłaty zadecydują sami zainteresowani.

– To rozwiązanie może stanowić realną odpowiedź na wyzwania demograficzne – uważa Grzegorz Chłopek. – Pieniądze zgromadzone w ramach PPK będą cenną rezerwą finansową na przyszłość, kiedy dochody mogą być niższe niż wydatki.

Oszczędzony kapitał pomoże zmniejszyć w przyszłości różnicę pomiędzy otrzymywaną emeryturą a ostatnimi zarobkami.

Pracownicze Plany Kapitałowe gwarantują elastyczny system wypłat, dopasowany do potrzeb każdego pracownika. Po ukończeniu 60. roku życia uczestnik będzie mógł na przykład wypłacić 25 proc. zebranego kapitału od razu i wykorzystać go na bieżące potrzeby, a pozostałe 75 proc. wypłacać w ratach przez co najmniej dziesięć lat jako uzupełnienie emerytury.

Taki schemat wypłat gwarantuje największe korzyści – zwolnienie z podatku kapitałowego oraz zachowanie wpłat z Funduszu Pracy, ale nie oznacza to, że pieniędzy nie można wypłacić przed osiągnięciem 60. roku życia.

– Z punktu widzenia pracownika PPK są niemalże „bezobsługowe". To pracodawca (w porozumieniu z reprezentacją zatrudnionych) dokona wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzała środkami i będzie odprowadzał składki – wyjaśnia Hubert Szczepanik, dyrektor ds. wsparcia sprzedaży, Aviva Investors TFI.

Pracownik zostanie zapisany automatycznie do właściwego dla jego wieku funduszu zdefiniowanej daty. Wiele rozwiązań z ustawy o PPK jest dostosowane do obecnych realiów, w tym do cyfryzacji. Komunikacja z pracownikami będzie ułatwiona poprzez maksymalne wykorzystanie środków elektronicznych, np. e-maila. Oprócz tradycyjnych form kontaktu pracownik będzie miał możliwość dostępu do swoich środków poprzez aplikacje internetowe.

Pracodawca dobrze przygotowany do PPK - trwa wyścig instytucji finansowych

 

O ile dla pracowników nowy system będzie prosty, o tyle pracodawców czekają nowe obowiązki. PPK dopiero zadebiutuje, w związku z czym świadomość funkcjonowania tego programu jeszcze się kształtuje.

– Wiele przedsiębiorstw często po raz pierwszy zetknie się z takim rozwiązaniem, bo np. wcześniej nie prowadziło Pracowniczych Programów Emerytalnych (PPE). To samo w sobie jest wielkim wyzwaniem i nawet kwestia oszacowania budżetu przeznaczonego na PPK może sprawić na początku spore problemy organizacji, która nigdy wcześniej tego nie robiła – zauważa Mateusz Szyłko, ekspert ds. programów emerytalnych w Esaliens TFI.

Obecnie duzi pracodawcy przygotowują się do wyboru instytucji finansowych, które będą zarządzać oszczędnościami emerytalnymi ich pracowników. Decyzja nie będzie łatwa, gdyż obecnie nie ma możliwości porównania wyników osiąganych przez fundusze zdefiniowanej daty i przy wyborze instytucji trzeba brać pod uwagę inne kryteria.

– Z badania, które przeprowadziliśmy wśród naszych klientów grupowych ubezpieczeń na życie, wynika, że dla 62 proc. pracodawców łatwość wdrożenia będzie jednym z trzech kluczowych kryteriów wyboru instytucji finansowej do zarządzania PPK – podaje Agata Jach, członkini zarządu Axa.

Co zaoferują firmy zarządzające PPK?

Chodzi m.in. o implementację danych do systemu PPK, zapewnienie sprawnej obsługi oraz właściwe zaprogramowanie i ustawienie procesów, tak by pracownicy HR jak najmniej odczuli dodatkowe obowiązki wynikające z ustawy.

Pracodawcy muszą też przygotować systemy kadrowo-płacowe do nowych rozwiązań, przeszkolić pracowników i wprowadzić odpowiednie narzędzia techniczne, w tym systemy informatyczne.

– Przy wyborze programu do obsługi PPK należy wziąć pod uwagę, czy rozwiązanie będzie współpracowało z używanym w przedsiębiorstwie systemem kadrowo-płacowym – mówi Magdalena Pacan z Comarch.

– Program do obsługi PPK powinien pomóc pracodawcy nie tylko w ewidencjonowaniu pracowników i naliczaniu składek, ale także powinien również wspomagać informowanie pracowników o prawach i obowiązkach związanych z PPK, zbierać wymagane ustawą deklaracje pracowników i umożliwiać bezpieczną komunikację między przedsiębiorcą a instytucją finansową – dodaje Magdalena Pacan.

Obecne wyzwania są dla pracodawców nowością, ale w ostatnich latach nowych zadań, wymagających używania sprawnych narzędzi, było niemało.

– Polski ustawodawca w ostatnich latach narzucił na pracodawców wiele nowych obowiązków, jak pliki JPK, e-Sprawozdania czy e-Zwolnienia. Posiadając profesjonalne narzędzia informatyczne, przedsiębiorca będzie pewny, iż będzie mógł niewielkim nakładem pracy obsłużyć w swojej firmie dodatkowe regulacje prawne narzucone przez ustawodawcę – podkreśla Magdalena Pacan.