PPK: co i kiedy musi zrobić pracodawca. Zostało mało czasu, istnieje ryzyko chaosu w kadrach

Kto decyduje o wysokości wpłat do PPK?

Przedsiębiorca decyduje też o wysokości finansowanej przez siebie wpłaty na PPK. Minimalna wpłata pracodawcy będzie odpowiadać 1,5 proc. wynagrodzenia pracownika, a dodatkowa będzie mogła wynieść do 2,5 proc tego wynagrodzenia.

Wpłaty finansowane przez pracodawcę nie będą wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ale będą uznane za dodatkowy przychód pracownika, co skutkuje tym, że będzie od nich naliczany podatek dochodowy.

Pracodawca zawiera umowę w imieniu wszystkich zatrudnionych między 18 a 55 rokiem życia, którzy nie zrezygnowali z oszczędzania w PPK. Osoby w wieku od 55 do 70 lat mogą przystąpić do PPK na swój wniosek, a obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracowników o możliwości złożenia takiego wniosku.

Jak wyjaśnia Magdalena Pacan, konsultant systemów Comarch ERP, przedsiębiorstwa będą odpowiedzialne m.in. za zawieranie w imieniu osoby zatrudnionej umowy o prowadzeniu PPK, obliczaniu i pobieraniu składek na PPK czy dokonywaniu wpłat do wybranej instytucji finansowej. Dodatkowo pracownicy kadr jako eksperci będą zobowiązani do informowania pracowników o prawach i obowiązkach związanych z PPK.

To na pracodawcy (czyli w praktyce na pracownikach kadr) ciążyć będzie obowiązek poinformowania pracowników zarówno o możliwości obniżenia wysokości wpłaty podstawowej, jak i możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej. Musi on także prowadzić dokumentację związaną z obliczaniem oraz odprowadzaniem wpłat do PPK.

Trudny wybór

Firmy nie powinny zostawiać przygotowań do wprowadzenia PPK na ostatnią chwilę.

– Szacujemy, że przygotowania do PPK mogą zająć od trzech do sześciu miesięcy – mówi Aleksandra Leszczyńska, rzeczniczka prasowa Axy.

Pracodawcy zaczną od zaplanowania budżetu. Firmy, które PPK muszą mieć już w tym roku, ten krok powinny podjąć już w zeszłym roku.

– Drugim krokiem jest organizacja przetargu i wybór dostawcy PPK. Dobrze zrobić to na tyle wcześnie, żeby zostawić miesiąc, dwa na zaplanowanie pełnej integracji systemu kadrowo-płacowego z systemem dostawcy PPK, aby start zadziałał bez szwanku – podkreśla Leszczyńska.

Pracodawca dokonuje wyboru PPK w porozumieniu z organizacją związkową albo inną uprawnioną reprezentacją pracowników.

– Duże przedsiębiorstwa z pewnością przygotują odpowiedni zespół, który będzie odpowiedzialny za zebranie ofert, przeprowadzenie konsultacji, wybór instytucji i wdrożenie programu – przewiduje Dawid Korszeń, rzecznik prasowy Warty. – Porozumienie ze związkami zawodowymi lub inną reprezentacją pracowników powinno zostać wypracowane na miesiąc przed terminem zawarcia umów – dodaje Korszeń.

Zgodnie z ustawą o PPK pracodawca, wybierając instytucję finansową, powinien wziąć pod uwagę poza doświadczeniem zarządzającego dotychczasowe wyniki oraz warunki zarządzania zgromadzonymi środkami (czyli wysokość opłat).

– Można prześledzić, od ilu lat jest obecna na rynku polskim, jaki jest jej rating, czy ma stabilnych akcjonariuszy – wskazuje Dawid Korszeń.

Warto również spojrzeć na wyniki instrumentów inwestycyjnych zarządzanych przez daną instytucję, które swoim charakterem powinny być podobne do funduszy zdefiniowanej daty.

Pracodawcy najczęściej tworzą krótką listę, uwzględniając najistotniejsze dla siebie i swoich pracowników kryteria.

– Naszym zdaniem ważne jest doświadczenie w zarządzaniu dużymi aktywami w Polsce oraz na innych rynkach, zaufanie do marki, która zarządza aktywami, dostępność narzędzi do wdrożenia i obsługi – zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy – oraz wiele kanałów dostępu do zarządzania programem – podkreśla Anna Jugo, ekspert ds. PPK w Aviva Investors TFI.

Na pierwszym etapie znaczenie będzie miało techniczne wsparcie i integracja systemów do obsługi PPK z systemami kadrowo-płacowymi, a także wsparcie uczestników PPK, czyli pracowników.

Sprawne narzędzia

Dla pracodawców znaczenie ma nie tylko wybór instytucji finansowej, ale też odpowiednie narzędzia, które pozwolą na sprawne realizowanie bieżących obowiązków. To pracodawca będzie bowiem zobowiązany do obliczania i przekazywania do wybranej instytucji finansowej wpłat finansowanych przez siebie oraz obliczania, potrącania i przekazywania wpłat finansowanych przez pracownika.

Jak mówi Magdalena Pacan, nowe zadania w początkowym etapie wdrożenia programu PPK w firmie wymagają dobrej organizacji pracy. Z pomocą pracodawcom przychodzą producenci ze specjalnym oprogramowaniem, którego wdrożenie warto rozważyć.

– Prowadzenie PPK w przedsiębiorstwie to obowiązek cyklicznego przesyłania szeregu informacji do instytucji finansowej. Warto te procesy automatyzować, dlatego należy zweryfikować, czy istniejące oprogramowanie w firmie będzie dostosowane do obsługi PPK. Jeśli nie będzie lub firma nie korzysta z żadnego programu, warto rozważyć wdrożenie specjalnego rozwiązania, które umożliwi integrację z aktualnym systemem kadrowo-płacowym lub będzie działać samodzielnie – tłumaczy Magdalena Pacan z Comarch.

Comarch ma już aplikację do obsługi PPK i chętni mogą pobierać jej demo.

Z punktu widzenia pracodawcy znaczenie ma sprawność systemu, ale także ułatwienia dla pracowników.

– Należy zwrócić uwagę także na możliwość wsparcia komunikacji między pracownikiem a pracodawcą. Portal pracowniczy wspomoże pracowników kadr w informowaniu o PPK i zbieraniu wymaganych deklaracji – podkreśla Magdalena Pacan.

Pracowity okres w kadrach

Pracowników działów kadr czeka pracowity czas. PPK dotyczyć będą nie tylko osób pracujących na umowę o pracę, ale wszystkich zatrudnionych, w tym także na umowy zlecenia. Do tego dochodzić będą zmiany związane z nowo zatrudnionymi osobami zmieniającymi pracę czy kobietami na urlopach macierzyńskich lub wychowawczych. To wszystko będzie miało znaczenie przy obsłudze PPK.

– Żmudne i powtarzalne procesy, które pojawią się w związku z wprowadzeniem PPK, dobry program pomoże zautomatyzować. Ścisła integracja systemu z instytucją finansową zapobiega konieczności ręcznego wprowadzania danych w portalach udostępnianych przez instytucje finansowe i chroni przed potrzebą zwiększania zatrudnienia w działach kadrowo-płacowych. Zmniejsza też kolejki w działach kadr związane z obowiązkiem informacyjnym narzuconym na przedsiębiorcę. Wdrożenie odpowiedniego programu pozwoli zoptymalizować koszty i uniknąć kar za niedopełnienie obowiązków w ustawowych terminach – mówi Magdalena Pacan.