Ten artykuł czytasz w ramach bezpłatnego limitu

Cyfryzacja postępuje i jest to proces nieunikniony. Pandemia postawiła przyszłość biznesów, które nie były i nie są na nią gotowe pod znakiem zapytania. Nie tylko dlatego, że życie przenosi się do internetu – klienci w ten sposób robią zakupy, dokonują płatności, kontaktują się z usługodawcami, a nawet lekarzami. Ale też dlatego, że do sieci przenosi się zarządzanie. Pokazała to praca zdalna, na którą trzeba było przejść z dnia na dzień. Utrudnione kontakty z pracownikami, klientami czy kontrahentami, sprawiły, że wiele firm złapało zadyszkę. Nic więc dziwnego, że coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na nowoczesne rozwiązania i przenosi zarządzanie firmą do sieci.

Z każdego miejsca i na każdym urządzeniu

Materiał promocyjny PartneraMateriał promocyjny Partnera 

Możliwości jest wiele, jak choćby opcja przechowywania wszystkich dokumentów w chmurze i korzystania z nich z każdego miejsca, w którym się znajdujemy i na każdym urządzeniu z dostępem do internetu: komputerze, telefonie czy tablecie. Z danych platformy Autenti wynika, że na znaczeniu zyskuje e-podpis, umożliwiający zdalne zawieranie umów. U progu pandemii, gdy biura opustoszały, a spotkania zostały ograniczone, to właśnie e-podpis pozwalał utrzymać ciągłość funkcjonowania firm. Przedsiębiorcy często mylnie sądzą, że jego wdrożenie jest czasochłonne i skomplikowane. Nic bardziej mylnego. 

Podpis kwalifikowany a podpis elektroniczny

W biznesie stosuje się powszechnie dwa rodzaje e-podpisów: kwalifikowany podpis elektroniczny oraz niekwalifikowany. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest utożsamiany z własnoręcznym i wywołuje ten sam skutek prawny. Do jego złożenia, niezbędna jest weryfikacja podpisującego - przeprowadza się ją obecnie w pełni online. Warto jednak wspomnieć, że wiele dokumentów (w opinii ekspertów nawet 9/10 w obrocie gospodarczym) można podpisywać bez udziału podpisu kwalifikowanego. Wystarczy po prostu bazowy podpis elektroniczny.

Kluczowym dokumentem, który reguluje kwestię podpisów elektronicznych, jest eIDAS, czyli rozporządzenie wydane przez Parlament i Radę Unii Europejskiej w 2014 roku. Rozporządzenie to przewiduje możliwość wykorzystania podpisu elektronicznego, który nie jest oparty o certyfikat kwalifikowany.

Bazowy podpis elektroniczny  może być wykorzystywany do podpisywania dokumentów, które nie wymagają zachowania formy pisemnej, np. umów zlecenia, zamówień, NDA, umów sprzedaży czy tych, które funkcjonują w wewnętrznym obiegu firmowym. Stosując taki podpis, nie ma obaw o skutki prawne. Podpis elektroniczny niezależnie od tego czy jest kwalifikowany, czy nie, stanowi dowód przed sądem, co gwarantuje art. 25.1 eIDAS. Warunkiem jednak tego, aby korzystać ze skutków prawnych rozporządzenia eIDAS jest to, żeby e-podpis był wynikiem funkcjonowania usługi zaufania. Taką usługą jest Autenti.

Wygoda i oszczędność czasu

Autenti to platforma, która pozwala niemal całkowicie zrezygnować z drukowania umów, umożliwiając podpisywanie ich online. Można to robić, korzystając z każdego rodzaju e-podpisu: zarówno kwalifikowanego, jak i niekwalifikowanego. Decyzja, którego użyć, zależy od potrzeb i tego, jakie dokumenty najczęściej podpisujemy. Korzystając z platformy, nie trzeba drukować dokumentów, wysyłać ich pocztą czy kurierem do podpisu, nie trzeba tracić czasu na oczekiwanie aż wrócą od klienta czy kontrahenta, a na końcu sprawdzać wiarygodność podpisów i martwić się o skuteczne zarchiwizowanie dokumentów. Z danych Autenti wynika, że średni czas od wysłania dokumentu do jego podpisania wynosi, dzięki e-podpisowi, zaledwie 15 minut. Do tego wszystkie dokumenty przechowywane są na platformie Autenti. Można je przeglądać, mieć zawsze pod ręką i korzystać z nich na każdym urządzeniu z dostępem do internetu: telefonie, tablecie, komputerze. 

Materiał promocyjny PartneraMateriał promocyjny Partnera 

Korzystanie z platformy jest bardzo proste. Wystarczy się zalogować, załączyć dokument i wysłać do odbiorcy, podając jego adres e-mailowy. Odbiorca nie musi zakładać żadnego konta czy instalować oprogramowania. Nie ponosi też żadnych opłat. Otrzymuje e-mail, a po kliknięciu w znajdujący się w treści wiadomości link, zostaje przekierowany do umowy. Wystarczy, że ją zaakceptuje, a taka informacja pojawia się u nadawcy.

9 godzin wsparcia ekspertów

Aby jeszcze bardziej przyspieszyć transformację cyfrową biznesów, w ramach pakietu "Autenti Enterprise" średnie i duże firmy do końca 2021 roku mogą skorzystać z 9 godzin wsparcia ekspertów Autenti, dzięki którym uruchomienie rozwiązań paperless w ich firmach będzie jeszcze łatwiejsze, w zakresie: IT, compliance, aspektów prawnych, bezpieczeństwa, sprzedaży czy integracji. W zaledwie kilka chwil, poświęconych na założenie konta na Autenti, można przenieść firmę do świata cyfrowego. Oszczędzić czas, ale też pieniądze, które pochłaniają koszty druku: kupna papieru, serwisowania drukarki, zakupu tonerów. Uzyskane oszczędności można przeznaczyć na dalszy rozwój firmy. Warto postawić na doświadczenie Autenti. Polskiemu fintechowi zaufało już ponad 2500 klientów biznesowych, a - szczególnie w czasie pandemii - ich liczba wciąż rośnie.

Czytaj ten tekst i setki innych dzięki prenumeracie

Wybierz prenumeratę, by czytać to, co Cię ciekawi

Wyborcza.pl to zawsze sprawdzone informacje, szczere wywiady, zaskakujące reportaże i porady ekspertów w sprawach, którymi żyjemy na co dzień. Do tego magazyny o książkach, historii i teksty z mediów europejskich. Zrezygnować możesz w każdej chwili.